De 4 basisprincipes van goed informatiehuishouding

Het belang van informatiehuishouding valt niet te ontkennen. Informatie heeft de kracht om ons leven te veranderen en te verbeteren, mits het goed wordt beheerd.

Mensen hebben het vaak over “big data” als een nieuw fenomeen. Ze vergeten hierbij echter dat we gegevens altijd al op een of andere manier hebben gebruikt. Van het maken van aantekeningen over een idee tot het archiveren van papierwerk op het werk. Maar wat betekent “big data” eigenlijk? In het kort betekent het hoe al deze informatie efficiënt moet worden opgeslagen en georganiseerd, zodat u snel en gemakkelijk kunt vinden wat u zoekt zonder kostbare tijd of geld te verliezen.

Laten we de 4 basisprincipes van goed informatiehuishouding eens onder de loep nemen:

1) Systematisering:

Ontwikkel een systeem met een logische hiërarchie die de organisatie van uw informatie efficiënt weergeeft zodat u snel kunt vinden wat u zoekt. Dit zal u helpen een database te creëren die later gemakkelijk kan worden bijgewerkt en uitgebreid, zelfs als de hoeveelheid informatie die u moet organiseren groter wordt.

2) Standaardisatie:

Bedenk een aantal regels die u moet volgen wanneer u informatie in uw systeem plaatst. Als u besluit om alles alfabetisch op te slaan op achternaam van de auteur, zorg er dan voor dat is hoe je het opslaat. Dit zal u helpen uw gegevens efficiënter te organiseren en te beheren.

3) Het delen van informatie:

Zorg ervoor dat iedereen die op de hoogte is van de informatie die u bezit, er toegang toe heeft wanneer ze die nodig hebben. Informatie mag alleen worden gedeeld met mensen die begrijpen waar ze naar kijken en hoe ze beheren, dus zorg ervoor dat ze leren hoe ze dit moeten doen.

4) Gegevensbescherming:

Het is van cruciaal belang om uw bestanden te beschermen tegen ongeoorloofde toegang of beschadiging ervan. Om dit te doen, is het het beste om gebruik een opslagmedium dat veilig is, zoals de cloud. Op die manier kunnen gegevens door meerdere mensen tegelijk worden geraadpleegd, die als admins kunnen optreden om hun eigen bedrijfsinformatie veilig en privé te houden.

Hulp nodig bij uw informatiehuishouding?

We hebben hierboven de vier basisprincipes voor een goed informatiehuishouding besproken. Deze helpen u na te denken over hoe uw organisatie het meest efficiënt kun organiseren, zodat u geen tijd of geld verliest in het proces.

Wilt u uw organisatie beter stroomlijnen? De adviseurs van BECIS | DIOR ondersteunen u graag bij de (her)inrichting van de informatieprocessen en informatiesystemen in uw organisatie. Zij denken mee over sturing en handhaving. Zij bieden tevens opleidingen, trainingen en e-learnings voor uw medewerkers om zich voor te bereiden om zelf aan de slag te gaan.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *